Как правильно хранить трудовые книжки на предприятии

Как правильно хранить трудовые книжки на предприятии

Как правильно хранить трудовые книжки на предприятии

Минтранс уточнил, сколько часов в неделю водитель может находиться за рулем автомобиля. Собственники ликвидируемой компании не могут претендовать на то, чтобы сумму излишне уплаченных фирмой налогов или взносов вернули им. Чтобы принять к вычету НДС по перечисленной предоплате (частичной оплате), покупатель должен иметь в наличии определенный набор документов. Если в заявлении на регистрацию организации не указан номер офиса, налоговики вправе отказаться регистрировать компанию.

Для уплаты личных налогов гражданам больше не обязательно заполнять платежное поручение «от и до».

Достаточно ввести всего один номер. ТИПОВАЯ СИТУАЦИЯ™ актуальна на 30 мая 2023 г. Для учета трудовых книжек надо вести две книги п.

40 Правил ведения трудовых книжек :

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — приходно-расходная книга);
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета движения трудовых книжек).

Все имеющиеся в организации чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них указываются в приходно-расходной книге.

В ней же делается отметка о выдаче бланка для оформления п. 41 Правил ведения трудовых книжек :

  • трудовой книжки или вкладыша в нее новому работнику;
  • вкладыша в трудовую книжку действующему работнику;
  • дубликата трудовой книжки действующему или уволенному работнику.

Если бланк трудовой книжки был испорчен, то его надо уничтожить, о чем составляется акт п.

42 Правил ведения трудовых книжек . Уничтожение бланка трудовой книжки ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете не отражается, так как его стоимость уже учтена в расходах в периоде его приобретения.

Сведения о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек работников, в том числе оформленных в вашей организации, записываются в книгу учета движения трудовых книжек п. 41 Правил ведения трудовых книжек .

Работник, получающий трудовую книжку при увольнении, должен расписаться в графе 13 книги учета движения трудовых книжек. Если уволенный работник не забрал трудовую книжку, она хранится в организации до востребования п.

43 Правил ведения трудовых книжек .

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

После регистрации документация раскладывается по отведённым местам.

Где должны храниться трудовые книжки работников и как хранить трудовые книжки?

Условия хранения трудовых книжек регламентировано Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

N 225 «О трудовых книжках». Оно определяет, что данный документ относится к статусу документации, подлежащей строжайшему учёту и контролю. На этом основании место хранения должно обеспечиваться надлежащей максимальной защитой. Вновь прибывшие сотрудники обеспечиваются трудовой книжкой после оформления на работу. Она заводится непосредственно на предприятии, на новом, чистом, ранее не использованном бланке.
Бланк ТК – основа книжки сотрудника, который, однако, не имеет аналогичной ценности.

Рассматриваем правила хранения трудовых книжек

Правила хранения трудовых книжек обозначены и зафиксированы в РФ правительственными правовыми актами. Законодательство производственных отношений содержит ряд статей, поясняющих нормы и нюансы сохранения документации граждан работающих на предприятии.

Регистрация бланков и листков-вкладышей трудоустроенных сотрудников предприятия происходит параллельно в двух журналах учета:

  1. приходно-расходный учет бланков и дополнительных листков-вкладышей;
  2. учет движения книжек.

Порядок заполнения учетных журналов утверждены Министерством соцразвития и труда РФ.

В книге №1 фиксируют информацию, связанную со всеми действиями по приходу и расходу бланков и вкладышей документации сотрудников. Указывают серийный номер каждого объекта операции. В книге №2 отображена информация по документам каждого сотрудника работающего более 5 дней на предприятии. Указаны номера и серии бланков и вкладышей. Ведением журналов учета занимается сотрудник кадрового отдела. Именно в их обязанности входит учет и хранение трудовых книжек на предприятии.
В кадровом отделе предприятия должны тщательно следить за регулярным обеспечением обязательного объема книжек и сопутствующих бланков, взаимосвязанных с трудоустройством сотрудников.

За нарушения законодательных нормативов установлена ответственность административного характера.

Рекомендуется использовать сейф для хранения трудовых книжек (общее правило для документов строгого учета). При отсутствии сейфа можно использовать шкаф, который должен запираться на ключ. Любое действие, производимое с трудовыми книжками должно сопровождаться актами, подписанными обеими сторонами трудового соглашения.

Трудовые книжки учет, хранение, ответственность

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ учет, хранение, ответственность Поговорим об учете и хранении трудовых книжек и бланков трудовых книжек, а также ответственности за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками. Организация учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии — приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Наименование должности руководителя предприятия 00 месяца 0000 года (наименование нас. пункта) о списании трудовых книжек составлен настоящий акт в том, что за период с 00.00.0000 по 00.00.0000 при оформлении оказалось испорчено бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в трудовую книжку, в том числе: серия, номер — испорчен в результате; серия, номер — испорчен в результате; б) бланки вкладыша в трудовую книжку: серия, номер — испорчен в результате; серия, номер — испорчен в результате; Комиссия подтверждает непригодность перечисленных выше бланков к дальнейшему использованию по назначению и предлагает уничтожить их путем сожжения.

Председатель комиссии: подпись И. О. Фамилия Члены комиссии: подпись И. О. Фамилия Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, а также непригодные к дальнейшему использованию по назначению — в том числе в связи с несоответствием установленной форме — подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Рекомендуем прочесть:  Как узнать кому принадлежит земля по карте

Ответственность работодателя и работника за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками О назначении такого лица — как правило, сотрудника кадрового органа предприятия — работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение).

Учет и хранение трудовых книжек

Можно ли вычитать деньги за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника?

Нет, нельзя. Удерживать деньги из зарплаты можно только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Бланки трудовых книжек оформляются сотрудникам бесплатно, если:

  • произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
  • бланк трудовой книжки испортил сотрудник кадровой службы при первичном заполнении (п. 48 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»).

Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется АКТОМ О СПИСАНИИ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ по форме 0504816, которая утверждена Приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г.

№ 25н лОбутверждении инструкции по бюджетному учету».

Можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки? Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя фирмы, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 лВедение трудовых книжек»). Как заверять книги учета трудовых книжек, если в фирме нет сургучной печати? Штрафные санкции за нарушение трудового законодательства установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Если сотруднику необходимо временно выдать трудовую книжку на руки, как правильно это оформить?

Кто в фирме должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек? Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформляется приказом руководителя фирмы в свободной текстовой форме. Как правило, эти обязанности возлагаются на сотрудника кадровой службы, иногда на секретаря или бухгалтера.

Ведение и хранение трудовых книжек работодателем

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Форма трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, а также порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее предусмотрены Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 г . N 117н «О трудовых книжках». а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Исходя из вышеизложенного, трудовые книжки должны храниться там, где находится кадровая служба – в головном офисе. Можно ли хранить трудовые книжки в филиале?

В этом случае, директор филиала (или другое уполномоченное лицо) вправе заверять печатью кадровой службы организации, переданные ему для ведения и хранения трудовые книжки работников филиала. В противном случае, хранение трудовых книжек в филиалах будет являться нарушением действующего законодательства, и вполне обоснованно может привести к замечаниям со стороны трудовой инспекции.

Необходимо помнить, что за нарушение установленного вышеуказанными Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. Так, согласно ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях нарушение законодательства о труде и об охране труда – Если работник работает в филиале организации, единой кадровой службы не создано, трудовые книжки хранятся в головной организации, должен ли работодатель в случае увольнения работника направлять трудовые книжки почтой?

Рекомендуем прочесть:  Куда пожаловаться есои пполпри товарюкз чека

Адвокат Савостьянова ОЛЬГА Если у Вас возникли вопросы по данной проблеме, звоните по телефону: 8 (962) 998-00-18

Кадровику на заметку: хранение трудовых книжек

Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий официальную трудовую деятельность работника и ее продолжительность, проще говоря, стаж.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки. Оценивая доводы истца и ответчика суд пришел к нижеследующему. При таких обстоятельствах суд первой инстанции посчитал, что требования работника подлежат удовлетворению.

Без нее не обойтись при поиске работы, или оформлении пенсии. Трудовые книжки в организации находятся в виде чистых бланков и вкладышей, а также в виде уже заполненных документов.

В первом варианте в соответствии с п. 42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» их хранят как бланки строгой отчетности. Учитываются они в расходно-приходной книге, то есть считаются материальными ценностями организации.

Если потеряны чистые бланки, ответственному работнику грозит дисциплинарное взыскание. Кроме того, придется возместить предприятию стоимость материальных ценностей. Если кадровик не отдал сотруднику трудовую книжку в день увольнения, и он не смог из-за этого устроиться на новое место работы, то работодателю придется компенсировать заработную плату за время вынужденного безделья.

— для ответственных должностных лиц и предпринимателей — от 1 тыс.

до 5 тыс. руб.; — для юридических лиц — от 30 тыс. до 50 тыс. руб. Предпринимателям и юрлицам грозит и более суровое наказание — приостановление деятельности на срок до 90 дней. Как видите, халатное обращение с трудовыми книжками дорого обходится руководству предприятия и ответственным лицам.

Проще не допустить потери этого важного документа, и организовать правильное хранение. Законодательство обязывает хранить трудовые книжки в металлических шкафах, сейфах и специально оборудованных для этого помещениях. Самый оптимальный вариант — купить офисный сейф для кадровой службы.

Офисный сейф станет верным помощником и надежной защитой ценностей организации, затраты на его приобретение оправдают себя. Кроме того, он пригодится для хранения не только трудовых книжек. Об этом читайте в статье «4 причины установить сейф на рабочем месте».

Хранение трудовых книжек

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п.

44 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также обеспечение ими работодателей осуществляются в Порядке, утвержденном Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках».

  • о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Где должны храниться трудовые книжки работников, устанавливается нормами законодательства.

В нашей статье вы найдете информацию о требованиях к процедуре хранения личных документов работника и ответственности за несоблюдение этих норм.

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек». В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО.

Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов.

Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек.

Рассмотрим две возможные ситуации: Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей

«Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2023»

.

  • на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
  • на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность: Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности.